Check it out!

הפוסט הזה הוא טיפ יישומי שהצגתי בכנס SharePoint Extreme של מיקרוסופט. שרפוינט מהווה בין היתר תשתית לניהול ממסמכים. מערכות ניהול מסמכים אמורות לספק צרכים של משתמש, של קבוצות משתמשים העובדים ביחד ושל הארגון. צרכים שהם לפעמים סותרים… מה ההשפעה של מעבר מעבודה של משתמש בודד על מסמך, לעבודה של קבוצת משתמשים? התשובה היא: "זה תלוי". תלוי בסוג המסמך, תלוי באופי העבודה.

סוג אחד של שיתוף הוא כאשר יש קבוצה של משתמשים שעורכים מסמכים, אבל הרוב הם צרכנים, קוראים בלבד. דוגמא למצב כזה היא אתר נהלים. בסביבה כזאת חשוב מאוד לעשות הפרדה בין מסמכים שמפורסמים למשתמשים ומסמכים שנמצאים עדיין בעריכה. פתרון טוב לצורך הזה הוא שימוש בתכונת  Check in/ Check out.

כאשר העורך עושה Check out למסמך (ובעברית "הוצא") הוא למעשה מייצר עותק נוסף של המסמך, אותו הוא עורך ואילו שאר המשתמשים רואים את העותק השני של המסמך שנשאר ללא שינוי. כל עוד המשתמש לא הכניס את המסמך (כלומר ביצע Check in), אף משתמש אחר לא יוכל לערוך אותו.

בספריית נהלים חשוב גם לנהל גרסאות בצורה מסודרת. ולכן, במקרה כזה נחייב בספריה ביצוע צ'ק אאוט למסמך וכן ניהול גרסאות בכל שמירה.

זאת דוגמא קיצונית לעבודה טורית, אבל יש עוד מקרים, למשל כאשר רוצים שכל משתמש יסיים את החלק שלו במסמך לפני שמעבירים למשתמש הבא. עוד מצב שבו שימוש בתכונה הזו מועיל, הוא כאשר חלק מהמשתמשים עובדים off-line.

אז למה לא לחייב תמיד Check in/ Check out או שמירת גרסאות? מכיוון שמדובר בפעולה נוספת שהמשתמש צריך לבצע בכל שמירה של המסמך, ובאיזון שבין עבודה מסודרת ובין "לא לעצבן את המשתמש", אלו תכונות שנשתמש בהן רק כשיש תועלת משמעותית לארגון או שיש לזה חשיבות גבוהה.

סוג אחר של שיתוף הוא בקבוצת עבודה, שבה המשתמשים עורכים במשותף מסמכים. כאשר משתמשים עובדים במשותף ובמקביל על מסמך, ניתן להנות מתכונה של שרפוינט שנקראת co-authoring, כלומר עריכה משותפת. תכונה זו, שפעילה רק בשימוש ב-office 2010, מאפשרת לכמה משתמשים לעבוד במקביל על אותו מסמך, כאשר התוכנה מסמנת למשתמש איזה משתמשים אחרים עובדים במקביל אליו וכן איפה במסמך הם עורכים ברגע זה. בצורת עבודה זו, כאשר המשתמשים עובדים במשותף ניתן לבצע עבודה ביעילות גבוהה מאוד.

תרחישים רלוונטיים הם למשל כאשר עונים ביחד למכרז או כאשר כותבים במשותף אפיון טכני למערכת. במצב כזה לא נפעיל Check in/ Check out, כיוון שהוצאה של המסמך לעריכה חוסמת אותו לכל שאר המשתמשים…

לסיכום – ניהול מסמכים מביא הרבה מאוד תועלת לארגון ולמשתמשים. צריך לדעת להגדיר נכון את האתרים והספריות ולזכור שצרכים שונים צריך להציע פתרונות שונים. לא צריך לפחד לקבוע הגדרות שונות באתרים וספריות שונים, כדי שכל קבוצת משתמשים תקבל את הפתרון המתאים לה בהקשר הנכון.

מודעות פרסומת

חיה על 5 שעות שינה

עם התגית: , , ,
פורסם ב-טכנולוגיה אנושית
3 תגובות ב“Check it out!
  1. אולג מיקשבסקי הגיב:

    וכאשר עובדים ב-co-authoring ושני אנשים עורכים את המסמך במקביל, אז שניהם רואים את השינויים בזמן העבודה או שהם יצטרכו לעשות merge ב-check-in?
    אנחנו עד עכשיו עבדנו רק ב-check-in/check out. מעניין!
    תודה!

    • אדוה לוטן הגיב:

      הם לא צריכים לבצע merge. תוך כדי העריכה הם רואים איפה השני עורך, ואחרי שהוא עושה save, רואים מה הוא כתב. המיזוג מתבצע תוך כדי העבודה. אני מאוד ממליצה – יש לי נסיון מצויין בעבודה משותפת כזו למשל בכתיבת מסמכי אפיון או מענה למכרזים.

להשאיר תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s

לצערי פייסבוק מסתירים את רוב העדכונים מדפים שנרשמתם אליהם. כדי להבטיח את קבלת העדכונים, עליכם להכנס לעמוד ולבצע את הפעולות הבאות:
1. העמידו את סמן העכבר על הריבוע בצד הימני העליון של המסך שבו כתוב Liked. ייפתח תפריט.
2. בראש התפריט מוצגת האפשרות Get Notifications. סמנו אותה.

אין בעיה. הזינו את האימייל שלכם כדי להרשם לבלוג ולקבל עדכונים על רשומות חדשות האימייל.

הצטרפו אל 80 שכבר עוקבים אחריו

Creative Commons License התכנים בבלוג זה מופצים תחת רישיון ייחוס-איסור יצירות נגזרות 2.5 ישראל של Creative Commons, אלא אם צויין אחרת. לשימוש נא ליצור קשר במייל.

Add to Technorati Favorites

%d בלוגרים אהבו את זה: